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DICAS19/07/2016 - Atualizado em 26/03/2018

Você sabe fazer reuniões produtivas?

Sabe quando você sai de uma reunião que durou uma hora com a sensação de que foi pouco produtiva? Veja dicas do coordenador da Escola de Gestão Faculdade da Indústria IEL, João Sousa, para aproveitar melhor este tipo de encontro

reuniao produtiva


Certa vez, no século passado, ouvi de um colega de trabalho a seguinte frase: “Se ganhasse um real para cada reunião improdutiva que participo eu estaria milionário...”

Esse é um dos grandes males do mundo corporativo... o excesso de reuniões. É lógico que há a necessidade de se fazer encontros, afinal o aprimoramento, acompanhamento, tomada de decisão, controle e mensuração de uma estratégia necessitam dessa interação constante. O “calo” está na falta de um objetivo específico a ser alcançado. Segundo pesquisa de “mim mesmo” (rsrs) cerca de 60% das reuniões são uma perda de tempo absurda, com excessos de burocracia e falta de uma confiança das relações entre líder e liderado.

Listei algumas formas interessantes de se maximizar os resultados de uma reunião. 

São dicas que irão potencializar seus resultados e dar aquela sensação no final do dia de que sua rotina não foi corrida, mas produtiva:

  • Sempre defina um horário de começo e fim da reunião;

  • Classifique a complexidade do assunto. Se for algo rápido e de uma decisão de menor efeito, não tenha medo de dizer que a reunião durará 5, 10 ou 15 minutos;

  • Diga claramente e antecipadamente qual o objetivo e a responsabilidade de cada um e o que se espera conseguir no final da reunião. Desta forma, muitos já vêm com o problema e a solução prontas, cabendo uma breve discussão a respeito;

  • Quem propõe a reunião é quem deverá coordenar o encontro, dando foco e direcionamento. Não permita conversas paralelas, outras discussões ou pautas não agendadas. O tempo está passando, assuma o controle;

  • Reunião é pra poucas pessoas. De preferência, menos de quatro participantes;

  • Reuniões produtivas requerem um nível de excelência e muita competência em comunicação. Saber gerenciar os processos comunicacionais e eventuais conflitos que possam surgir é fundamental. Saiba lidar com os sentimentos dos participantes.

  • Cuidado com os celulares, tablets e computadores. São os inimigos “número 1” na manutenção do foco da reunião;

  • No final de cada reunião, faça um resumo de tudo aquilo que foi definido, por meio de uma ata formal (ou mesmo informal), indicando claramente o que deve ser feito, quando será feito, quem é responsável pela ação, onde será e resultado esperado;

  • O que realmente muda a forma de fazer reuniões não é um treinamento, e sim a MUDANÇA DE COMPORTAMENTO. Tenha a consciência da necessidade de não se perder mais tempo com situações improdutivas, e o perigo disso mora nas reuniões sem efetividade clara. Trabalhe uma metodologia clara e eficiente em reuniões, e com o tempo será um hábito valoroso.

A ideia é muito simples. Ou, pelo menos, parece simples. Mas, para se alcançar o resultado esperado, o método deve seguir os seguintes passos:

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Temos várias forças atuando no nosso dia a dia. A excelência de um profissional está em como ele consegue gerenciar e organizar essas forças. Assim, ser econômico é poder maximizar os resultados com o mínimo de recursos. Mais benefícios, menos custos. Você passará a ter dias mais produtivos, menos estressantes e com mais prazer.

Boa reunião!

Para conhecer cursos ligados à área de liderança, acesse a página da Escola de Gestão, da Faculdade da Indústria IEL.

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