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ACADEMIA DE LÍDERES19/07/2016 - Atualizado em 30/09/2024
Como conduzir reuniões produtivas e eficazes
Descubra como transformar suas reuniões em momentos de crescimento e desenvolvimento para sua equipe“Se recebesse um real por cada reunião improdutiva que participo, estaria milionário”. Essa frase reflete um dos grandes desafios do ambiente corporativo: o excesso de reuniões. Embora os encontros sejam necessários para aprimoramento, acompanhamento, tomada de decisão, controle e mensuração de estratégias, o problema surge quando falta um objetivo claro a ser alcançado. De acordo com uma pesquisa da Harvard Business Review, 71% dos profissionais consideram suas reuniões ineficazes e improdutivas.
A seguir, algumas formas eficazes para maximizar os resultados de uma reunião:
- Sempre defina um horário de início e término para a reunião;
- Classifique a complexidade do assunto. Se for algo simples, não hesite em estipular uma duração de 5, 10 ou 15 minutos;
- Comunique claramente e com antecedência o objetivo, as responsabilidades de cada participante e o resultado esperado. Dessa forma, muitos já chegam com soluções prontas, restando apenas uma breve discussão;
- Quem propõe a reunião deve ser o responsável por coordená-la, mantendo o foco e direcionamento. Conversas paralelas, outros tópicos ou pautas não agendadas devem ser evitadas. O controle do tempo é essencial;
- Reuniões produtivas exigem excelência em comunicação e competência para gerenciar conflitos que possam surgir;
- Ao fim da reunião, faça um resumo de tudo que foi decidido, por meio de uma ata formal ou informal, destacando o que deve ser feito, o prazo, o responsável e o resultado esperado.
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A cultura organizacional faz a diferença
A mudança na forma de conduzir reuniões não depende de treinamentos, mas sim de uma mudança de comportamento. É importante compreender a necessidade de evitar situações improdutivas, com o perigo residindo nas reuniões sem um objetivo claro. Com o tempo, a adoção de uma metodologia eficiente tornará as reuniões um hábito produtivo e valioso.
Para alcançar os resultados desejados, é necessário seguir os passos adequados, sempre com foco na gestão eficaz de recursos. A excelência profissional reside na capacidade de organizar e gerenciar diversas demandas diárias, permitindo maximizar resultados com o mínimo de recursos, levando a dias mais produtivos, menos estressantes e mais satisfatórios.
Boa reunião!